JST-NEWS.COM | DIY

Dinas Perpustakaan Dan Arsip Daerah Istimewa Yogyakarta ( DPAD DIY ) menyelenggarakan sosialisasi Perda Kearsipan yang berlangsung di Ingkung Grobog Jl. Ipda Tut Harsono No.18, Muja Muju, Kec. Umbulharjo, Kota Yogyakarta, Daerah Istimewa Yogyakarta 55165 Rabu, 21/05/2025 bagi Pengurus Forum Kemantren Inklusi se Kota Yogyakarta.

Rakhmat Sutopo, S.E. Kabid. Pembinaan dan Pengembangan Sistem Kearsipan dalam sambutannya menyampaikan tupoksi layanan kearsipan, ijogja (baca buku online), restorasi arsip, diorama bisa langsung datang ke DPAD DIY.

‎

Sementara dari DPRD DIY hadir RB. Dwi Wahyu B., S. Pd., M.Si menyampaikan tentang berbagai terobosan arsip digital yang mempunyai banyak manfaat bagi masyarakat untuk akses informasi publik, akses bantuan laptop sebagai sarana pelengkap pengarsipan berbagai hal yang memiliki kemanfaatan.

Suhardo, S.Sos., M.AP dari sekolah vokasi Universitas Gadjah Mada selaku narasumber menyampaikan LKD berkewajiban mengelola Arsip Statis yang diserahkan oleh setiap lembaga sosial, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan per – seorangan diatur PERDA No. 5 Tahun 2018 Bagian ketiga Pasal 26. Lembaga kearsipan terdiri
Arsip Nasional RI, Lembaga Kearsipan Daerah Propinsi, Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten/Kota, Arsip Perguruan Tinggi. Arsip bisa berupa rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organi-sasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,berbangsa, dan bernegara. Bentuk dokumen: privat, liteler, korporil, sedang karakter arsip: unik, sah, lengkap, terpercaya dapat digunakan. Adapun kegunaan arsip semula mengingatkan pembuatnya akan hak-hak dan kegiatan – kegiatannya serta membantu pembuatnya itu untuk mempertahankan hak – haknya itu dan merencanakan tindakan selanjutnya. Kemudian menyediakan informasi mengenai perkembangan – perkembangan politik, ekonomi, sosial dan budaya pada masa lalu ( The Encyclopedia America, 1970, 2 : 241 ). Sedang fungsi arsip meliputi dinamis dan statis. Peran DPAD sebagai lembaga: Kearsipan sebagai Instansi Pembina Kearsipan Daerah, sebagai Pengelola Arsip Statis Daerah, sebagai Vital Records Center. Sebagai pengelola arsip dinamis meliputi: penciptaan; penggunaan; pemeliharaan; dan penyusutan. Sebagai arsip statis meliputi: Akuisisi Arsip Statis; Pengolahan Arsip Statis ( Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan ); Preservasi Arsip Statis; dan Akses Arsip Statis. Manfaat penyimpanan arsip sebagai: Memori kolektif, identitas, dan jati diri bangsa; Bahan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan; dan Sumber informasi publik
Berdasar nilai guna sekunder arsip sebagai
1. Nilai Evidensial
Arsip memberikan fakta yang dapat menjelaskan tentang bagaimana lembaga atau instansi itu didirikan, dikembangkan, diatur, fungsi, dan kegiatan -kegiatan yang dilaksanakan serta hasil atau akibat dari kegiatan tersebut, dan bagaimana lembaga atau instansi tersebut di bubar-kan.
2. Nilai Informasional Nilai informasi arsip yang memiliki kegunaan untuk kepentingan penelitian dan kesejarahan tanpa dikaitkan dengan lembaga instansi penciptanya yaitu informasi mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenis.
Berdasar nilai guna primer arsip sebagai:
Nilai arsip yang didasarkan pada kepentingan Lembaga/instansi/perusahaan pencipta arsip. Nilai guna primer arsip meliputi : Nilai guna administrasi, Nilai guna hukum, Nilai guna keuangan, Nilai guna ilmiah dan teknologi. Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu nilai arsip yang mempunyai nilai kegunaan ilmiah yang dipergunakan untuk kepentingan pengembangan ilmu pengetahuan dan penelitian.